Katarzyna Genczelewska, Iwona Walczak, Magdalena Wojtkowska - pracownicy obsługi
Do zadań Wydziału Organizacyjnego należy:
Prowadzenie spraw dotyczących zapewnienie obsługi organizacyjnej Burmistrzowi, Zastępcy Burmistrza oraz sprawy kancelaryjno-techniczne, a w szczególności:
przyjmowanie i rozdzielanie korespondencji wewnątrz Urzędu,
prowadzenie ewidencji korespondencji,
prowadzenie centralnego rejestru skarg, wniosków, petycji oraz innych pism wpływających do Urzędu,
przygotowywanie pomieszczeń i obsługa - w tym protokołowanie - spotkań i zebrań organizowanych przez Burmistrza i Zastępcę Burmistrza,
przyjmowanie interesantów zgłaszających petycje, skargi i wnioski oraz organizowanie ich kontaktów z Burmistrzem, Zastępcą Burmistrza lub Sekretarzem bądź kierowanie ich do właściwych wydziałów,
prowadzenie rejestru Zarządzeń Burmistrza
Prowadzenie spraw dotyczących Kadr:
prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników Urzędu i kierowników (dyrektorów) jednostek organizacyjnych gminy za wyjątkiem dyrektorów placówek oświatowych,
organizowanie szkolenia i doskonalenia zawodowego pracowników,
przygotowywanie materiałów umożliwiających podejmowanie czynności z zakresu prawa pracy,
zapewnienie warunków do przeprowadzania okresowych ocen kwalifikacyjnych pracowników mianowanych Urzędu,
zapewnianie warunków do prowadzenia działalności socjalnej Urzędu jako pracodawcy,
przygotowywanie i wydawanie świadectw pracy,
ewidencja czasu pracy pracowników,
kompletowanie wniosków emerytalno - rentowych,
prowadzenie archiwum akt osobowych pracowników zlikwidowanych zakładów pracy takich jak:
Państwowy Ośrodek Maszynowy w Sycowie,
Przedsiębiorstwo Budownictwa Komunalnego w Sycowie,
Przedsiębiorstwo Budownictwa Rolniczego w Sycowie,
Związku Spółek Wodnych w Sycowie
Prowadzenie spraw płacowych, a w szczególności:
sporządzanie list płac pracowników Urzędu,
prowadzenie kart wynagrodzeń i kart zasiłkowych ZUS,
przygotowywanie PIT-ów dla pracowników,
kompletowanie dokumentów do wypłaty zasiłków rodzinnych, pielęgnacyjnych i wychowawczych,
przygotowywanie zaświadczeń o zarobkach dla celów emerytalnych i rentowych pracowników Urzędu.
Prowadzenie zadań z zakresu kultury i rekreacji związanych z kulturą i sztuką oraz kulturą fizyczną, wypoczynkiem i rekreacją, a w szczególności:
tworzenia, łączenia, przekształcania i znoszenia instytucji kultury, nadawania im statutów oraz zapewnienia właściwych warunków działania,
prowadzenie spraw związanych z realizacją zadań z zakresu ochrony zabytków i opiece nad zabytkami,
realizacja zadań gminy z zakresu kultury fizycznej w tym sportu, rekreacji i wypoczynku,
wykonywanie zadań wynikających z ustawy z dnia 22 sierpnia 1997 r. o bezpieczeństwie imprez masowych.
wykonywanie zadań wynikających z ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie
Prowadzenie zadań z zakresu obsługi Związku Międzygminnego z siedzibą w Sycowie, w tym w szczególności:
opracowywanie statutu związku i jego zmian,
opracowywanie planów pracy,
zwoływanie posiedzeń zarządu i zgromadzenia związku,
sporządzenie protokołów z posiedzeń zarządu i zgromadzenia związku,
ewidencjonowanie uchwał i wniosków związku,
przekazywanie uchwał w trybie nadzoru Wojewodzie Dolnośląskiemu i Regionalnej Izbie Obrachunkowej,
przekazywanie do realizacji uchwał i wniosków związku odpowiednim organom i czuwanie nad ich realizacją.
Prowadzenie spraw z zakresu informatyki, w tym w szczególności:
administrowanie systemami operacyjnymi będącymi własnością Urzędu Miasta i Gminy,
konserwowanie baz danych,
nowelizowanie używanego oprogramowania,
zabezpieczenie i archiwizacja baz danych,
szkolenie pracowników Urzędu w zakresie:
podstawowej obsługi sprzętu komputerowego,
wdrażanie poszczególnych programów użytkowych,
doradztwo informatyczne w zakresie:
zakupu sprzętu komputerowego,
zakupu oprogramowania z licencją,
zakupu materiałów eksploatacyjnych.
Prowadzenie spraw z zakresu obronności i obrony cywilnej. Prowadzenie spraw z zakresu obsługi:
prenumerata czasopism i dzienników urzędowych,
wysyłanie korespondencji na zewnątrz Urzędu,
nadzór nad przechowywaniem pieczęci urzędowych,
prowadzenie archiwum zakładowego,
utrzymywanie porządku i czystości w pomieszczeniach zajmowanych przez Urząd,
obsługa kotłowni Urzędu,
obsługa ksero,
prowadzenie adaptacji i remontów i napraw oraz konserwacja budynku, Urzędu, pomieszczeń i inwentarza biurowego,
analiza kosztów funkcjonowania Urzędu oraz dbanie o terminowe uiszczanie opłat z tym związanych,
zaopatrywanie Urzędu w niezbędny sprzęt i wyposażenie w tym materiały biurowe i kancelaryjne,
prowadzenie magazynu materiałów biurowych i kancelaryjnych,
prowadzenie gospodarki drukami i formularzami,
prowadzenie księgi inwentarzowej.
okresowa analiza stanu bhp,
stwierdzanie zagrożeń zawodowych,
przeprowadzanie kontroli warunków pracy,
zgłaszanie wniosków dotyczących poprawy stanu bhp,
przygotowywanie projektów wewnętrznych zarządzeń instrukcji dotyczących bhp,
rejestracja, kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących wypadków przy pracy, chorób zawodowych oraz wyników badań środowiska pracy,
udział w dochodzeniach powypadkowych,
współdziałanie ze społeczną inspekcją pracy.
prowadzenie zadań z zakresu rozwoju lokalnego i promocji Gminy, w tym sprawy związane z kreowaniem rozwoju Gminy i jej promocja na zewnątrz, a w szczególności dotyczące:
opracowywania programów gospodarczych, w tym wykonywania prac studialnych i prognostycznych,
analizowanie i diagnozowanie zjawisk społecznych i gospodarczych występujących na obszarze Gminy i gmin sąsiednich,
gromadzenie informacji o Gminie i przygotowywanie materiałów promujących Gminę na zewnątrz,
prowadzenie strony internetowej Urzędu
Prowadzenie spraw społecznych, m.in. z zakresu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych.